Forvia Consulting

Cómo automatizamos la elaboración de informes para clientes y los flujos de trabajo internos de una consultora en expansión, lo que nos permitió ahorrar más de 60 horas al mes y eliminar los procesos manuales en tres países.

-70%

Tiempo de reporting manual

60h/mes

Tiempo ahorrado

6semanas

Tiempo hasta producción

El reto

Forvia Consulting había crecido rápidamente en tres países, pero sus operaciones internas no habían seguido el ritmo. Los informes para los clientes se elaboraban manualmente cada semana, copiando y pegando datos de hojas de cálculo en diapositivas, reformateándolos y reenviándolos. Su equipo dedicaba más de 15 horas a la semana solo a la elaboración de informes.

Además, las actualizaciones del estado de los proyectos obligaban a cada consultor a rellenar documentos de seguimiento por separado, lo que generaba datos incoherentes y un intercambio constante de información entre los equipos.

CLIENTE

Forvia Consulting

Lo que encontramos

Tras dos sesiones de análisis, se identificaron tres obstáculos clave :

Informes de clientes generados manualmente a partir de cuatro fuentes de datos diferentes
No existe una fuente única de información fiable sobre el estado de los proyectos para todos los equipos
La incorporación de nuevos clientes requirió tres días de configuración manual en las distintas herramientas

No se trataba de problemas complejos, sino de tareas repetitivas y de alta frecuencia que podían automatizarse por completo con un diseño de sistema adecuado.

INDUSTRIA

Management Consultoría B2B · Europa

SERVICIOS

IA & Automatización Diseño de Workflow Mapeo de proceso Despliegue de n8n

AÑO

2025

Lo que construimos

Diseñamos e implementamos una capa de automatización conectada utilizando n8n, integrada con su espacio de trabajo de Notion ya existente, Google Sheets y su sistema de correo electrónico. El sistema ahora se ejecuta automáticamente cada lunes por la mañana, extrayendo datos, generando informes y enviando archivos PDF con la imagen corporativa a cada cliente sin necesidad de intervención manual.

Para la incorporación de nuevos clientes, hemos creado un flujo de trabajo basado en desencadenantes que genera toda la estructura de carpetas del cliente, asigna a los miembros del equipo y envía la secuencia de bienvenida en menos de 4 minutos tras el envío de un único formulario.

El resultado

En las seis semanas siguientes a la implementación, el equipo operativo de Forvia recuperó más de 60 horas al mes que antes dedicaba a tareas manuales. Los índices de satisfacción de los clientes mejoraron y, ahora, el equipo aprovecha ese tiempo para centrarse en tareas de asesoramiento de mayor valor.

"Pasábamos cada lunes haciendo informes que nadie leía con atención. Ahora están listos antes de abrir el portátil."

Responsable de operaciones, Forvia Consulting